Acceso a la Aplicación
El empleado deberá introducir su código de identificación personal en la pantalla inicial del sistema para acceder a la aplicación.
Figura 1. Pantalla inicial de acceso del empleado
Centro de documentación
Documentación técnica y operativa de Flexihora.
Guía de referencia para equipos de implantación, soporte y desarrollo. Esta página es un ejemplo base de estructura documental.
Empleados
Panel Principal y Registro de Jornada
En el panel principal se visualizan los últimos fichajes. Para iniciar la jornada deberá pulsarse el botón "Entrar" y para finalizarla el botón "Salir".
Figura 2. Panel principal y botones Entrar y Salir
Menú Calendario
Desde la opción "Calendario" se puede consultar la planificación laboral y distribución de jornadas.
Figura 3. Vista del menú Calendario
Consulta de Fichajes
En la sección "Consulta" es posible revisar el histórico de fichajes, aplicar filtros por rango de fechas y activar la trazabilidad avanzada (activos, eliminados o todos).
Figura 4. Sección de consulta de fichajes
Solicitud de Vacaciones, Ausencias y Bajas
Desde la opción "Vacaciones" el empleado puede registrar solicitudes indicando fecha de inicio, fecha de fin y tipo de solicitud. Las solicitudes quedarán en estado pendiente hasta su resolución por la empresa.
Figura 5. Formulario de solicitud de vacaciones, ausencias y bajas
Seguimiento de Solicitudes
El empleado podrá consultar el estado actualizado de sus solicitudes (Pendiente, Aprobada o Rechazada) y visualizar las observaciones realizadas por la empresa, garantizando la trazabilidad del proceso.
Figura 6. Seguimiento del estado de solicitudes del empleado
Empresa
Opciones de Usuario
Desde este apartado se accede a las diferentes opciones de configuración del usuario y de la empresa. A continuación, se detallan cada una de las funcionalidades disponibles.
Figura 1. Menú de empresa
Datos de Empresa
En esta sección se configuran los datos generales de la empresa. El correo electrónico informado será utilizado para el envío de notificaciones pendientes (solicitudes de ausencias, bajas y vacaciones) siempre que esté activada la opción "Recibir notificaciones pendientes por correo". El campo "Días de vacaciones anuales por defecto" establece el número máximo de días permitidos, aunque puede configurarse individualmente en la ficha de cada empleado. En caso de superar el límite establecido, el sistema avisará. Si en la ficha del empleado no está definido, prevalece el valor definido en los datos de empresa; si se define en la ficha del empleado, prevalece este último.
Figura 2. Datos empresa
Cambio de Contraseña
Esta opción permite modificar la contraseña de acceso a la aplicación, garantizando la seguridad y confidencialidad de la información.
Figura 3. Ventana cambio contraseña
Motivos de Ausencia
Desde esta sección se gestionan los distintos motivos de ausencia. La aplicación incluye por defecto los motivos establecidos en el Estatuto de los Trabajadores, con los días mínimos correspondientes. Es posible crear nuevos motivos, modificarlos o eliminar los existentes, y definir el número de días laborales permitidos que se aplicarán automáticamente al registrar la ausencia.
En las ausencias se puede definir la descripción y el número de días permitidos. Cuando en el calendario del empleado se cargue una ausencia de las establecidas en este apartado, el programa cargará por defecto los días definidos en el motivo de ausencia, permitiendo modificarlos en el propio calendario.
Figura 4. Ausencias
Figura 4.1. Edición y creación de ausencias
Envío Automático de Informes
Esta funcionalidad permite programar el envío automático de informes de fichajes. Se debe seleccionar el nombre del informe, la periodicidad de envío y los correos electrónicos que recibirán los informes. Es posible configurar múltiples envíos y eliminarlos cuando ya no se necesiten.
Figura 5. Configuración envío de informes
Figura 5.1. Detalle de los envíos configurados y botón de eliminarlos
Asistente de Configuración Inicial
El Asistente facilita la configuración inicial del sistema mediante un proceso guiado paso a paso. Permite crear los centros de trabajo, departamentos o secciones, horarios y calendarios de días festivos, asegurando una correcta puesta en marcha de la aplicación.
El asistente tiene los siguientes pasos (por orden):
- Creación de centros de trabajo.
- Creación de departamentos o secciones.
- Creación de horarios.
- Creación de calendarios de festivos.
Nota: antes de pasar al siguiente paso, se deben guardar los cambios en el paso actual.
Figura 6. Vista del asistente en la ventana de creación de centros
Pantalla de Inicio - Panel de Empresa
Al acceder a la aplicación se muestra la ventana inicial del Panel de Empresa. Desde esta pantalla principal se puede acceder a las distintas funcionalidades del sistema. En cualquier momento es posible regresar a esta vista pulsando la opción "Inicio" del menú lateral izquierdo.
Figura 7. Pantalla inicial
Menú de Opciones
El menú de opciones se encuentra situado en la parte izquierda de la pantalla. Desde este panel de navegación se accede a las diferentes secciones de gestión disponibles en la aplicación.
Figura 8. Menú de la aplicación
Apartado de Notificaciónes
En esta sección se muestran las notificaciones pendientes de validación. Dependiendo del tipo de notificación (por ejemplo, solicitudes de vacaciones), el sistema permite realizar distintas acciones como revisar el detalle, aprobar o rechazar la solicitud.
Figura 9. Notificaciónes
Figura 9.1. Detalle tramitar notificaciones
Opciones Disponibles en una Notificación
Para cada notificación, el usuario puede realizar las siguientes acciones:
-
Marcar como leída (esta opción notifica al empleado que su solicitud ha sido leída).
-
Eliminar la notificación.
-
Tramitar la solicitud (permitiendo aprobar o rechazar).
Botón "Tramitar"
Al seleccionar la opción "Tramitar", el sistema abre una ventana específica desde la cual se puede aprobar o denegar la solicitud pendiente. La resolución quedará registrada en el sistema y el empleado será notificado del estado final.
Figura 9.1. Seleccionar las opciones en la notificación que se desee tramitar
Control de Asistencia del Día
Esta ventana muestra en tiempo real la situación de los trabajadores: empleados presentes en el centro de trabajo, empleados ausentes y aquellos que deberían haber fichado pero no lo han hecho.
Figura 10. Sección control asistencia
Cómputo Anual
El apartado de Cómputo Anual ofrece un resumen por empleado que incluye: días trabajados, vacaciones, festivos, ausencias y bajas. Por defecto la visualización se realiza en días y en el ejercicio en curso, aunque puede configurarse para visualizar en horas o consultar ejercicios anteriores.
Figura 11. Sección de cómputo en días
Normativa
En la parte inferior de la pantalla se incluye un enlace a un resumen normativo actualizado relativo a la jornada laboral. Este contenido se mantiene actualizado y sirve como referencia sobre las principales consideraciones legales en materia de control horario.
Figura 12. Captura de pantalla
